акт передачі справ при звільненні зразок

Содержание

акт передачі справ при звільненні зразок

Зразок і правила оформлення акту передачі справ при звільненні

Як виглядає акт про передачу і прийом справ при звільненні, і які розділи в нього входять? Який порядок цієї процедури? На яких посадах потрібно обов'язково передавати свої справи новим співробітникам? У всіх цих питаннях важливо розібратися і кадровим працівникам, і роботодавцям, і навіть самим звільняти.

Порядок передачі справ в нові руки

Коли людина звільнилася, то іноді йому треба відзвітувати про те, на якій стадії знаходяться справи, якими він займався до догляду. Разом з цим також проводиться передача справ наступнику. Але якщо колишній підлеглий не встиг направити свої рекомендації та інформацію по роботі новому співробітнику, то начальник не має права затримувати першого на його місці після розрахунку і виходу наказу.

Нюанс! Чинне законодавство РФ не встановлює обов'язковий список паперів і дій, які повинні бути при передачі, це вирішує начальник підприємства.

Загальний порядок перенаправлення справи новому підлеглому:

  1. Зареєструвати розпорядження про передачу.
  2. Перевірити бланки суворої звітності, обладнання, і так далі.
  3. Провести аналіз обліку коштів (якщо людина займала посаду бухгалтера).
  4. Направити документацію наступнику.
  5. Начальник і новий співробітник підписують акт передачі справ при звільненні.
  6. Даний документ відправляють на зберігання в канцелярію або кадровий відділ.

Перенаправлення всіх паперів і обладнання повинно проводитися в день укладення трудового договору з новим підлеглим.

Якщо людина, яка звільняється, не встиг передати документацію, і наступника ще не знайшли, то ці справи покладаються на керівника або на іншого працівника. У другому випадку на підлеглого потрібно оформити наказ про суміщення посад, і призначити надбавку до зарплати.

Особливості заповнення наказу про передачу справ

Наказ про перенаправлення всієї робочої документації складається директором організації. У правових актах не сказано, що це необхідно, тому чітких вимог щодо складання указу немає.

Загальна структура наказу:

  1. У шапці документа найменування компанії, місто, число і номер розпорядження.
  2. Назва указу (про прийом-передачу справ).
  3. Причина випуску розпорядження (розірвання контракту, зміна посади і так далі).
  4. ПІБ віддає і приймає.
  5. Час, в яке треба передати справи.
  6. Місце, відведене для цього (приймальня, кабінет).
  7. ПІБ людини, який відповідає за процес і склав акт про передачу.
  8. Число, в яке документ про перенаправлення справ повинен бути готовий.

Крім того, в список входять наступні пункти:

  1. Опис паперів.
  2. Результати перевірок, аналізів робочих документів і обладнання, які були проведені.
  3. Підпис і повне ім'я генерального керівника, а також всіх людей, які були вказані в розпорядженні про передачу.

Це стандартна форма наказу, в залежності від спрямованості організації можуть додаватися інші розділи.

Нюанс! Максимальний період, який може бути відведений на передачу справ - це 3 місяці.

Максимальний термін на передачу поточних робочих процесів зазвичай встановлюють, якщо компанія переходить до іншого власника, а той має право розірвати контракт з керівництвом і бухгалтерами через 3 місяці після вступу в права власності відповідно до 75-ї статті ТК РФ.

Дана папір також не має чітко визначеного плану складання, по суті це опис вчинених дій в компанії. Для підтвердження останніх використовуються додаткові документи.

Що повинно бути відображено в акті:

  • ведення чекової і касової книг;
  • складання бухгалтерського обліку;
  • умови зберігання грошей;
  • складання договорів, виписок з банку;
  • як подавався бухгалтерський звіт в інстанції;
  • список проведених фінансових операцій (чеки, векселі, і так далі).

Залежно від специфіки компанії, в акті можуть відображатися і інші дані. Деякі приклади цього паперу містять інформацію про стан устаткування на момент направлення справ.

Акт прийому і передачі документів при звільненні складають члени, які входять до комісії, їх призначає директор компанії. Повний список імен цих людей повинен бути зазначений в документі.

Для довідки! Якщо додаються паперів багато, то сторінки потрібно пронумерувати.

Посади, на яких обов'язково передавати справи наступнику

На деяких вакансіях люди повинні здійснювати перенаправлення документації новому співробітнику після закінчення своєї роботи. У більшості випадків передача справ - процес формальний, і не обов'язковий.

Посади, при догляді з яких люди повинні направляти справи наступникам:

  • керівник;
  • службовець кадрового відділу;
  • головний бухгалтер (4-я частина, 4-я глава Федерального закону 402);
  • підлеглий, за яким закріплена матеріальна відповідальність;
  • директор відділу.

Однак, навіть якщо співробітник, що працює на одній з посад, не встиг передати всі справи, то продовжувати це робити після виходу наказу і розрахунку він не зобов'язаний.

Звільнення головного бухгалтера. Акт прийому-передачі справ

У будь-якій організації виконання і документальний супровід фінансових операцій - це найважливіша складова всіх бізнес-процесів. Функції головного бухгалтера є багато в чому ключовими. Це особа, яка має відношення до «святая святих» фінансово-господарської діяльності підприємства. Тому, незважаючи на те, що з точки зору трудового законодавства це такий же співробітник, як і всі інші, розставання з ним може бути пов'язане з безліччю проблем і труднощів для власника бізнесу.

У чому полягають особливості звільнення головбуха з посади, які існують для цього спеціальні підстави, як мінімізувати ризики зміни ключової фігури для організації, розповімо в цій статті.

Особливості звільнення головного бухгалтера

Обов'язки головного бухгалтера різко відрізняються від кола діяльності інших співробітників, тому призначення і звільнення другої особи після начальства має ряд особливостей.

  1. Крім положень ТК РФ, трудові відносини з головним бухгалтером розглядаються Федеральним законом № 129 «Про бухгалтерський облік».
  2. Головний бухгалтер підзвітний безпосередньо гендиректору, який і приймає остаточне рішення про звільнення і відповідає за всю процедуру.
  3. Для перевірки компетентності цього важливого співробітника встановлений термін довше, ніж для інших: випробувальний період може тривати до 6 місяців (ч.5 ст.70 ТК) без обліків лікарняних і відпусток. Під час випробування процедура звільнення спрощена.
  4. Можна не поспішати приймати бухгалтера в штат на постійній основі: закон дозволяє зробити висновок з ним строковий договір. В кінці його дії і приймається рішення - розлучитися, оскільки закінчився термін документа, або продовжити співпрацю.
  5. Все, що стосується матеріальної відповідальності, треба заздалегідь закріпити (в тексті самого трудового договору або окремим документом).

Закінчення співпраці з головбухом за версією ТК точно таке ж, як і з іншим співробітником. Однак, на додаток до статей ТК, федеральні закони передбачають певні підстави, специфічні для ключових постів, таких, як директор і головний бухгалтер. Розглянемо всі законодавчі підстави для звільнення головбуха.

Головний бухгалтер хоче піти сам

Власне бажання співробітника - вагомий привід для будь-якого звільнення. Цінність співробітника, матеріальна відповідальність і навіть стос незакінчених справ не зможуть затримати головного бухгалтера, якщо він вирішив залишити роботу.

УВАГА! Іноді роботодавці, бажаючи убезпечити фірму, вносять в трудовий договір пункти, за якими бухгалтер нібито позбавлений права звільнятися в період незавершених звітів і т.п. Оскільки ТК як законодавчий акт приоритетнее внутрішніх документів, то, навіть підписавши договір з такими пунктами, бухгалтер має право звільнитися, відпрацювавши покладені два тижні.

Керуючись ст. 80 ТК, бухгалтер письмово сповіщає співробітника за 14 днів про свій відхід. У ці дні він здає справи наступнику. За приймання справ, як і за весь бухоблік, відповідальність несе керівник (п.1 ст.6 ФЗ № 129). Якщо він не зміг знайти заступника, то повинен прийняти справи сам, в іншому випадку доведеться відпускати бухгалтера «як є».

ВАЖЛИВО! Якщо керівник не хоче звільняти головбуха, відмовляючись підписати заяву і забороняючи реєструвати його в секретаріаті, документ можна надіслати рекомендованим листом і припинити роботу через встановлені 14 днів. Незаконно затримувати трудову книжку доведеться вимагати через суд.

Ініціатива керівника в звільненні головного бухгалтера

Закон передбачає багато підстав, за якими керівник має право вказати головбухові на двері. Серед них є ті, що застосовуються як до ключового, так і до рядового співробітника.

  1. Підроблені документи при оформленні трудового договору.
  2. Закінчення строкового договору. Попередження про небажання продовжувати договір потрібно надати співробітнику за 3 дні. Якщо після закінчення терміну цього не сталося, договір автоматично перетворюється в безстроковий.
  3. Невиконання своїх обов'язків або виконання з порушенням (кілька разів, підтверджених стягненнями, або один раз, але грубо).
  4. Прогул.
  5. Поява працівника нетверезим або під дією наркотичних або інших токсичних препаратів.
  6. Небажання працювати в умовах, що змінилися, підпорядкованості чи територіального розташування.
  7. Порушення положень трудового договору (якщо вони не суперечать ТК РФ).
  8. Невідповідність посади, виявлене в результаті проведеної атестації.
  9. Ліквідація організації.
  10. Скорочення штату або чисельності.

ВАЖЛИВА ІНФОРМАЦІЯ! Скорочення - досить рідкісний привід для звільнення бухгалтера, адже в будь-якій організації необхідна людина, провідний фінансовий облік. Тільки якщо підприємство дуже маленьке, директор сам може виконувати функції бухгалтера, тоді цю посаду допустимо скоротити.

Підстави, пов'язані з матеріальною відповідальністю

Головбух вправі бути звільненим, якщо встановлено, що він:

  • вчинив розкрадання, розтрату, знищив або пошкодив щось, що належить фірмі або іншим співробітникам (факт повинен бути підтверджений судом або іншим уповноваженим органом);
  • своїми діями або бездіяльністю, пов'язаних з обслуговуванням цінностей, втратив довіру керівництва;
  • брав участь в ухваленні рішення, що спричинило збиток майну організації.

Підстави, пов'язані з унікальністю бухгалтерських обов'язків

У зв'язку з тим, що трудові функції головного бухгалтера передбачають виняткову обізнаність про всі бізнес-процеси, змінити цього співробітника допустимо, якщо:

  • у організації з'являється новий власник (мати на ключовій посаді «свою людину» - право власника);
  • власник хоче змінити майно організації та осіб на ключових постах;
  • головний бухгалтер розголосив охоронювану законом таємницю.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Інформація, яка є в установчих документах, а також звітності, що подається, не може вважатися секретної. Тому відомості про рух грошей за законом не визнаються комерційною таємницею, і, якщо бухгалтер проговорився саме про це, звільнення на цій підставі неприйнятно.

Як передати справи в нові руки

Начальство має продумати механізм передачі бухгалтерських обов'язків ще до того, як він стане в нагоді, адже робота бухгалтерії не повинна перериватися. Законодавчо це порядок не обумовлений, але зазвичай процедура передачі справ ініціюється наказом директора, який складається в довільній формі.

У цьому документі слід передбачити можливість розділити відповідальність працівника, що звільняється і нового бухгалтера. У тексті наказу обов'язково потрібно вказати:

  • підставу передачі (статтю звільнення);
  • терміни перевірки і передачі справ;
  • склад комісії, що здійснює перевірку;
  • особисті дані приймаючої особи;
  • підписи сторін, печатка організації.

Справи приймає майбутній головний бухгалтер, підібраний керівництвом. У великих фірмах штатним розкладом передбачено посади заступника головбуха, що дуже зручно в подібних ситуаціях. Якщо нового співробітника не встигли знайти, директор може призначити тимчасового заступника або прийняти справи сам.

Перед передачею справ начальник має право провести масштабний аналіз всієї бухгалтерської діяльності, перевірити ведення фінансової документації, зробити інвентаризацію коштів і опис цінностей.

Особливу увагу слід звернути на такі моменти бухгалтерських паперів:

  • облік фінансів, каси;
  • госплатежі;
  • підсумок інвентаризації;
  • зобов'язання перед контрагентами.

Перевірку директор може призвести своїми силами або запросити стороннього аудитора. Якщо результати перевірки виявлять правопорушення з боку бухгалтера, йому загрожує адміністративна відповідальність аж до кримінальної, а також матеріальна, яка справляється відповідно до законодавства.

Під поняттям «справи», що підлягають передачі, мається на увазі ділова документація і атрибути, що знаходяться у віданні головбуха:

  • балансові та касові звіти;
  • документи структурних підрозділів;
  • банківські папери;
  • архівні документи з терміном до 5 років;
  • ключ від сейфа, друк.

По завершенні процесу складається акт, в якому відбивається стан бухгалтерських документів і фіксується положення грошових коштів на дату, зазначену в заяві про звільнення.

Зразок акту прийому-передачі справ

Пропонуємо увазі скріншот акту прийому-передачі справ. Цей же документ, але в форматі .doc доступний для скачування за посиланням вгорі даної сторінки.

Акт передачі справ при звільненні

• Проведення інвентаризації підзвітною документації.

• Складання акту передачі справ і прийомі документів.

Правильно оформлений облік руху потоку фінансів на підприємстві.

Документи, що підтверджують грошові операції.

Правильні умови прийому, реєстрації та зберігання грошей.

Правильно оформлені договору та інші фінансові документи.

Класифікація і стан майна, що амортизується.

Облік і інвентаризація матеріальних цінностей.

Правильне проведення розрахунків з працівниками.

Своєчасна подача звітів до податкових органів.

Правильне зберігання і ведення іншої бухгалтерської документації.

Акт прийому передачі справ при звільненні

Матеріально відповідальні особи та керівні працівники не можуть піти з роботи не здавши справ. Як правило, дана процедура оформляється актом. Законодавець не прописав жорстку форму, як він повинен виглядати. Тому часто виникає маса питань, наскільки правильно підготовлений даний документ. У матеріалі нижче мені представимо зразок такого бланка.

Основні стадії при здачі справ і формуванні акта наступні:

  1. Складання наказу на підставі заяви про звільнення працівника.
  2. Призначення інвентаризації справ і цінностей.
  3. Повна перевірка документації.
  4. Звірення фактичних показників з обліковими.
  5. Безпосередньо передача всіх справ новому обличчю.
  6. Складання акта на що відбулася передачу.
  7. Підписання акту після узгодження сторона.
  8. Розрахунок з співробітником і видача йому трудової книжки.

ВАЖЛИВО: утримувати трудову книжку, якщо співробітник ще не здав справи, не можна, видати її роботодавець зобов'язаний в останній робочий день.

Додаткові процедури при здачі справ

Основною формою при передачі справ є акт прийому передачі документів при звільненні зразок. Разом з тим зазвичай звільняється і новий співробітник готують:

  • Наказ на майбутню здачу справ
  • Перелік документів для передачі
  • Наказ на проведення інвентаризації
  • Наказ на затвердження комісії з передачі
  • Бухгалтерські опису та довідки

Додаткові форми можуть бути різними. Їх складання найчастіше то було б доречним:

  • Уніфікувати використовувану систему обліку
  • Закріпити наявний варіант документообігу
  • Підтвердити наявність контролю фінансових потоків
  • Проінформувати про правила прийому та реєстрації грошей
  • Підтвердити рівень контролю цінностей
  • Перевірити своєчасність здачі звітів податківцям

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ: акт прийому передачі справ при звільненні покликаний не просто передати папери новому посадовій особі, але зробити для нього зрозумілим весь регламент роботи компанії з урахуванням рівня контролю та своєчасності проведення процедур.

Весь процес передачі починається зі складання наказу, який регламентує, хто, коли і кому передає цінності і документи. Підставою для складання документа можуть бути:

  • Заява співробітника на звільнення
  • Наказ звільнити працівника за рішенням керівника
  • Виявлення недостачі з вини матеріально відповідальної фахівця
  • Переклад відповідального працівника на іншу посаду
  • розширення компанії
  • скорочення чисельності

У ряді випадків передача справ від працівника новому посадовій особі неможлива. Наприклад, фахівець помер або потрапив до лікарні і не скоро видужає. Тоді акт прийому передачі справ при звільненні зразок складається його довіреною особою і / або заступником, а за відсутності такого заповнюється в односторонньому порядку новопризначеним на посаду особою.

Якщо ви знайшли помилку, будь ласка, виділіть фрагмент тексту і натисніть Ctrl + Enter.

Як правильно скласти акт прийому передачі справ при звільненні: зразок

Часто при звільненні вимагають від співробітника передати справи за актом здачі-приймання. Це внутрішній документ підприємства, який не є обов'язковим: ні в одному законодавчому акті не зазначено конкретно про необхідність його оформлення.

Що це за документ, навіщо він потрібен, в яких випадках дійсно необхідно його оформлення, як складається такий папір?

У реальному житті акт здачі-приймання справ життєво необхідний для того, щоб організація після звільнення співробітника, що займається важливими виробничими питаннями, могла продовжувати свою діяльність, не маючи на проблемами пошуку того чи іншого документа, справи, папки, особливо, якщо такі давно втрачені.

Найкраще, коли справи приймає за актом наступник покидає підприємство фахівця, але це можливо, якщо на звільнене місце переміщують іншого співробітника, прийняти нового працівника часто не представляється можливим через відсутність вакансії. Справи прийому - передачі може здійснити інший компетентний працівник, ПІБ якого вкажуть в наказі по підприємству, або сам керівник організації, або заступник одного з перших осіб.

Акт передачі справ при звільненні складається в таких випадках:

  1. припиняє роботу в фірмі посадова особа, що займається управлінням або має доступ до фінансів, податків, печаток, готівці, чековою книжкою, дорученнями тощо. важливих справ і паперів суворої звітності (керівні працівники, бухгалтера, касири, начальники відділів, інспектор з кадрів і пр.);
  2. йде матеріально-відповідальна особа (комірник, майстер, начальник дільниці, цеху, виконавець робіт тощо).

Такий акт складається в довільній формі, яка залежить від кількості справ, які підлягають передачі. Важливо знати, що термін, за який необхідно вимагати від змінює роботу члена колективу, становить від 3-х до 5 років, але не менше 3-х.

Для наочності прийнято папір про приймання в частині перерахування переданих папок, паперів оформляти у вигляді таблиці, іноді воліють список папок прикладати до акту як окремий додаток. Вгорі зліва розташовують напис: «Стверджую», нижче - місце для підпису із зазначенням ПІБ та посади керівника підприємства. По центру нижче розміщують назву акта, причому необхідно внести повне найменування фірми. Обов'язково повинні міститися такі відомості:

  • дата;
  • пункт, де відбувається процес приймання справ;
  • дані про учасників - хто здає, хто приймає, їх ПІБ та посади;
  • наявність претензій або їх відсутність;
  • фрази, які свідчать про те, що документи передані відповідно до переліку;
  • не просто підписи, а «справи передав» і «справи прийняв», «претензій не маю».

У таблиці вказують найменування справ, крайні періоди, охопленими цими паперами в папці, кількість папок. Якщо який-небудь документ відсутній, то важливо зафіксувати це в акті.

Брак грошей, цінних паперів, документів суворої звітності та інші недоліки також обов'язково повинні бути відображені, якщо такі прикрі факти будуть виявлені. Ті, хто був присутній при оформленні здавального документа, особливо, якщо це члени комісії, призначеної наказом по організації, також повинні бути в ньому згадані.

По суті, акт приймання - опис всього того, що пред'являється звільняються співробітником наступнику, в докладному складанні якої зацікавлене і підприємство, і сам залишає фірму працівник. Якщо буде судовий розгляд за фактом розкрадання, то цей документ виявиться досить до речі.

Які папери слід запитувати?

Испрашиваемую теми залежать від сфери діяльності працівника, який звільняється посадової особи. Якщо це працівник бухгалтерії, то буде потрібно передати:

  • документи з бухгалтерського обліку, балансові паперу, статистику;
  • податкові документи;
  • квартальні, річні звіти;
  • реєстр дебіторської і кредиторської заборгованостей;
  • журнали обліку, касові книги та ін .;
  • готівкові гроші;
  • первинні паперу з бухобліку;
  • чекова книжка, бланки довіреностей;
  • печатки, штампи, ключі від сейфів і т.п .;
  • статутні паперу фірми, цінні папери та ін.

При розлученні з кадровиком слід запросити від нього:

  1. накази, розпорядження;
  2. трудові книжки;
  3. особисті справи працівників;
  4. графіки відпусток;
  5. табелі обліку робочого часу і т.д.

У разі втечі з фірми ІТП-співробітника, йому доведеться здати:

  • креслення, ескізи, проектні рішення;
  • узгодження з проектною організацією на заміну матеріалів, конструктивних вузлів та ін .;
  • переписку з замовниками, протоколи нарад;
  • акти виконаних робіт;
  • акти на приховані роботи;
  • акти передачі фронтів робіт;
  • плани на місяць, квартал, графіки виконання робіт;
  • нормативну документацію і т.п.

Якщо інвентаризаційні описи складаються за даними матеріальної частини бухобліку, то справи, з якими повсякденно працюють ІТП, ніде не значаться, проте без них виробничий процес буде буксувати, так як наступник не зможе швидко зорієнтуватися.

Передавши все, чим відав за своїми посадовими обов'язками, звільняється співробітник отримує на руки акт, в якому зафіксовано відсутність претензій, а компанія продовжує функціонувати без жодних збоїв, відсутність розрахувався людини буде не таким болісним. Акт слід скласти якомога докладніше, щоб виключити найменші питання.

+7 (812) 309-82-63 (Санкт-Петербург)

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (Пока оценок нет)
Загрузка...
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

81 − 78 =

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

map