акт прийому передачі товарів

Акт прийому-передачі товару - документ, в якому докладно характеризується передається або отримується товар або будь-які матеріальні цінності, а так само відображається їх загальна грошова вартість.

Документ є двостороннім. У зв'язку з цим акт передбачає складання в двох примірниках. Один з них передається організації, яка купує товар, а інший залишається у організації, яка займається продажем того чи іншого товару.

здесь реклама 1

Акт в обов'язковому порядку повинен містити необхідні для заповнення реквізити. До них відносяться:

  • назва документу;
  • місце складання документа;
  • поточна дата складання документа;
  • Детальна інформація про осіб, які передають і приймають товар: прізвище, ім'я, по батькові, громадянство, паспортні дані, номер ідентифікаційного коду, а так же адресу їх проживання та контактні телефони;
  • реєстраційний номер договору, а так само дата його складання, на підставі якого складається даний акт прийому-передачі товару;
  • повний перелік товарів, що передаються (приймаються), який включає асортимент, а так само їх кількість;
  • інформація, що стосується якості товару;
  • інформація, щодо виявлених (або не виявлених) дефектів переданого або ж одержуваного товару;
  • можливі претензії однієї сторони до іншої, щодо вищеперелічених аспектів передачі;
  • загальна вартість переданого (отриманого) товару;
  • підпис особи, що передає товар (продавець);
  • підпис особи, яка приймає товар (покупець);
  • відбиток печатки організації, що становить даний акт прийому-передачі товару.

У разі виявлення дефектів у товарі після його отримання, покупець має повне право вимагати від продавця відшкодування збитків або ж замети товару в цілому. Бувають ситуації, коли товар при його безпосередній передачі (транспортування) був загублений або пошкоджений. У зв'язку з цим в договорі доцільно включити пункт про відшкодування вартості втраченого товару. Так само, згідно з пунктом договору, слід уточнити, хто саме несе відповідальність за відшкодування збитків - організація-продавець або ж компанія, що займається транспортуванням даного товару.

Акт прийому-передачі товару може складатися як для окремого товару, так і для певної партії товару. Рішення про періодичність складання даного документа приймається за погодженням підприємства з контрагентом.

У більшості випадків передача товарів супроводжується всього одним документом - товарною накладною, але іноді умови договору між сторонами вимагають складання додаткової паперу: акту з приймання-передачі товару.

Акт служить посвідченням факту переміщення матеріальних цінностей, фіксує їх вартість, а також такі параметри, як якість і кількість.

У ситуаціях, коли одержувач пред'являє до постачальника претензії за обсягом, складом, або фізичного стану (шлюб, дефекти, несправності і т.п.) товару, даний документ входить в доказову базу. Дуже часто цей папір є для судді (в тому випадку, якщо розбіжності призвели до суду) вирішальним аргументом для прийняття відповідного рішення.

Варто зазначити, що окремі види продукції передаються тільки за умови оформлення акта з приймання-передачі товару (наприклад, високотехнологічне обладнання, техніка і т.д.). Пов'язано це з тим, що при передачі таких товарів проводиться їх обов'язкова перевірка, огляд, і т.п. процедури.

здесь реклама 2

Ще один випадок, коли складання акту з приймання-передачі товару неминуче - його відправка на відповідальне зберігання. Тут акт створюється для того, щоб зафіксувати зовнішній вигляд, стан, технічні характеристики переданих матеріальних цінностей, а також позначити умови їх зберігання і призначити співробітника, відповідального за збереження.

Правила складання акту з прийому-передачі товарів

Перш ніж переходити до оформлення акту, слід переконатися в тому, що представники обох сторін, що беруть участь в процесі, уповноважені на його проведення. В даному випадку підтвердженням можуть служити накази, довіреності або нотаріально завірені доручення, видані керівництвом підприємств співробітникам на вчинення таких дій від імені організації.

Даний акт може бути написаний в довільній формі, але за умови дотримання стандартів діловодства з оформлення подібного роду документів.

Він в обов'язковому порядку повинен містити відомості про сторони, задіяних в процесі передачі (назва і реквізити компаній, посади та ПІБ відповідальних осіб), список переданих матеріальних цінностей із зазначенням кількості, асортименту, вартості, інформацію про наявність пошкоджень, дефектів, несправностей, а також претензії, якщо такі виникнуть.

При необхідності за згодою сторін в акт можна внести додаткові дані, такі як умови і терміни оплати поставки, складання вторинних актів, що оформляються у вигляді додатків і т.д.

Для складання акта підходить стандартний аркуш формату А4, оформлений в двох примірниках (по одному для кожної зацікавленої сторони). Кожна копія в обов'язковому порядку повинна бути засвідчена оригіналами підписів керівників компаній або уповноважених на візування документів осіб.

акт можна, можливо запевнити печатками, але не обов'язково (починаючи з 2016 року, застосування печаток і штампів не є вимогою закону до юридичних осіб, але в разі виникнення спірних ситуацій, що потребують вирішення в суді, друк зайвою не буде).

Інструкція з написання Акту прийому-передачі товару

Заповнення документа умовно розділимо на три етапи.

В першу частину акта вноситься інформація про те, до якого саме документу він є додатком (номер додатка, дата, номер договору). Потім вписується повне найменування підприємства, що передає товар, із зазначенням посадової особи-представника (тут зазвичай пишеться або Директор, Генеральний директор або інший уповноважений співробітник) і документ, на підставі якого він працює ( «Статут», Положення »,« Довіреність »і т . Д.).

Далі в документ вносяться ті ж самі відомості про другу сторону прийому-передачі товару.

Умови прийому-передачі і список товару

Друга частина включає в себе основні пункти з передачі товару.

  • Спочатку фіксується сам факт передачі, а також той документ, на підставі якого він відбувся (його найменування, наприклад, «Договір», номер і дата його складання).
  • Потім в акт потрібно включити таблицю, в яку вписати детальний перелік переданих товарів, із зазначенням найменування, кількості, ціни та загальної вартості.
  • Нижче таблиці слід ще раз вказати загальну вартість товару, що передається (цифрами і прописом).
  • Далі необхідно внести пункт про стан переданої продукції. Якщо воно в отличном состоянии, то це потрібно обов'язково зазначити, якщо ж в ньому є якісь дефекти і несправності, то це слід також зафіксувати (бажано в окремому документі).
  • Після треба засвідчити те, що приймаюча сторона ніяких претензій до якості і кількості переданих товарів не має.
  • У наступному пункті потрібно відзначити кількість примірників акта, а також відзначити з рівнозначність перед законом.

На завершення акт з прийому-передачі товару повинен бути завірений підписами керівників організацій або ж уповноважених осіб. При необхідності документ можна запевнити печатками.

Після підписання акту відповідальність за збереження товару автоматично перекладається на приймаючу сторону. Всі претензії до постачальника можуть бути висловлені лише в судовому порядку.

Як без помилок оформити акт приймання передачі товару

Прийом товару за накладною підтверджує тільки той факт, що поставка ТМЦ здійснена за найменуваннями в зазначеній кількості. Іноді для оптимальної приймання-передачі ТМЦ реквізитів в накладній не досить. Складаються ситуації, що вимагають детальної констатації всіх переданих активів. Розглянемо, в яких випадках необхідний акт приймання передачі товарів і які особливості слід враховувати при його оформленні.

Прийом товару за накладною підтверджує тільки той факт, що поставка ТМЦ здійснена за найменуваннями в зазначеній кількості. Іноді для оптимальної приймання-передачі ТМЦ реквізитів в накладній не досить. Складаються ситуації, що вимагають детальної констатації всіх переданих активів.

Акт прийому-передачі товару - вільна форма, в якому детально описуються всі характеристики активів, із зазначенням характеристик, дефектів, кількості і вартості.

В даний час чинне законодавство не містить уніфікованої форми акта прийому-передачі матеріальних цінностей. Але одночасно з цим, кожен факт господарського життя підлягає оформленню первинним обліковим документом, що визначено ст.9 Закону № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік». Зазначені обставини дають організаціям право самостійно розробляти форми первинних облікових документів, які обов'язково затверджуються в обліковій політиці.

Застосування акта прийому-передачі

Розглянемо докладніше випадки, коли складається цей документ:

  • розбіжність за кількістю і за якістю матеріальних цінностей;
  • надходження товару без документів;
  • передача матеріальних цінностей на відповідальне зберігання;
  • передача активів за договором комісії;
  • передача цінностей всередині організації між структурними підрозділами або матеріально відповідальними особами;
  • передача цінностей у тимчасове користування (на кілька годин або днів).

Наведений нижче зразок можна застосовувати одночасно з актом прийому-передачі товарно-матеріальних цінностей на зберігання (форма МХ-1).

Передача справ при зміні відповідальних осіб оформляється актом прийому-передачі справ, але в певних ситуаціях наведений нижче зразок акта приймання-передачі ТМЦ може бути також застосований. Наприклад, для передачі ключів від сейфа, цінного обладнання і т.п.

Зразок акту приймання-передачі майна між матеріально відповідальними особами

Бланк повинен містити такі обов'язкові реквізити:

  • Назва документу;
  • місце складання;
  • Дата складання;
  • інформація про продавця і покупця (найменування організації, ПІБ директора або ІП, дані паспортів, адреси та телефони);
  • посилання на предмет, номер і дату договору;
  • повний опис якісних характеристик товару із зазначенням дефектів;
  • підписи відповідальних осіб;
  • друку організацій.

Одним з обов'язкових реквізитів є вартість переданих запасів. Одночасно з цим продавець зобов'язаний вказати суму ПДВ або причину звільнення від сплати податку. В цьому випадку у Покупця не виникне спірних ситуацій з можливість відшкодування ПДВ або віднесення до витрат повної вартості для цілей податку на прибуток.

Так само в документі необхідно вказати суми грошових коштів отриманих на дату передачі матеріальних цінностей. Вказівка ​​отриманої передоплати не є обов'язковим, але може полегшити подальші проведення заліку взаємних зустрічних зобов'язань, підписання акту звірки взаєморозрахунків, а в разі перерахування оплати за постачальника третіми особами є обов'язковим, для підтвердження правильності розрахунків.

Акт прийому-передачі повинен складатися мінімум в двох примірниках для кожної сторони в момент передачі товарно-матеріальних цінностей. Підписувати його можуть тільки уповноважені особи. У разі, якщо покупець юридична особа, то повноваження представника-фізичної особи належним бути підтверджені довіреністю.

Слід звернути увагу, що зобов'язання щодо передачі матеріальних цінностей з оформленням акту повинно бути відображено в договорі. Саму форму документа бажано зробити як додаток до договору. У цьому випадку він має таку ж юридичну силу, як і сам договір. При наявності простого зразка акту прийому-передачі товару, можна завчасно ознайомитися з основними графами, які в обов'язковому порядку підлягають заповненню.

Наявність акту передачі матеріальних цінностей може виявитися дуже важливим для врегулювання спірних питань у суді. У ньому вказуються факт приймання-передачі активів належної якості та дотримання всієї процедури передачі і прийому товарів. Доказом відсутності порушень в процесі прийому товарів є такі факти, відбиті в документі, а саме:

  • матеріальні цінності були оглянуті і прийняті в присутності уповноваженого представника постачальника;
  • відсутня розбіжність за якістю і кількістю;
  • доставка була здійснена у встановлені терміни і без порушень умов поставки;
  • претензій до контрагента (постачальника, покупця, експедитору, посереднику) немає.

Для цілей податкового обліку первинні документи необхідно зберігати протягом 4 років (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Слід врахувати, що якщо отримано збиток, то документи, що підтверджують витрати, повинні зберігатися 10 років (п. 4 ст. 283 НК РФ).

Для цілей бухгалтерського обліку первинні документи потрібно зберігати протягом 5 років (ст. 29 Закону № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік»).

Акт прийому-передачі товару (зразок)

Акт прийому-передачі товару (зразок)

При передачі матеріальних цінностей за договором оренди, купівлі-продажу, які надійшли в компанію безоплатно, важливо зафіксувати факт передачі цінностей від однієї сторони до іншої. Акт передачі матеріальних цінностей є важливим документом і виконує кілька функцій:

  • Є підтвердженням передачі цінностей від однієї сторони до іншої;
  • Підписуючи акт, приймаюча сторона бере на себе відповідальність за переданий товар;
  • Містить повний детальний перелік переданих цінностей.

Акт прийому-передачі товару: обов'язкові реквізити

Компанії мають право розробити власні форми документів, які вони будуть застосовувати в діяльності. Однак законодавство містить ряд вимог, які необхідно буде врахувати при складанні документів. Зокрема, всі використовувані форми повинні містити обов'язкові реквізити, перераховані в ч. 2 ст. 9 Федерального закону № 402-ФЗ від 6 грудня 2011 р

Обов'язкові реквізити, які повинен містити акт приймання-передачі товару:

  • Назва документа: «Акт прийому-передачі ТМЦ»;
  • Дата заповнення документа;
  • Назва компанії, яка склала документ;
  • У документі має бути відображена суть факту господарського життя - в разі, якщо це акт прийому-передачі матеріальних цінностей (зразок нижче), то інформація про передачу товарів від однієї сторони до іншої;
  • Величина вимірювача факту господарського життя в натуральному або грошовому вираженні (із зазначенням одиниць, в яких вона вимірюється);
  • Посади осіб, які підписали даний зразок акта приймання-передачі товару та несуть відповідальність за оформлення даної події або угоди;
  • Підписи відповідальних осіб і розшифровка підписів (прізвища, ініціали) або інші реквізити, які допоможуть їх ідентифікувати.

Перераховані вище реквізити є універсальними і обов'язковими для всіх первинних документів. Крім перерахованих реквізитів, зразок акту прийому-передачі ТМЦ повинен містити повний детальний перелік товарів, передача яких оформляється даними актом: перерахування найменувань, кількість товарів по кожній позиції, вартість.

Документ складається в 2 примірниках - по одному примірнику для передавальної і приймаючої цінності боку. Перелік посадових осіб, які мають право підпису первинних облікових документів, визначає керівник компанії. Такі повноваження можуть бути визначені наказом керівника, посадовою інструкцією або іншим внутрішнім документом організації.

В якій валюті необхідно складати первинні документи?

Варто звернути увагу, що одним з обов'язкових реквізитів, які містить акт прийому - передачі товару, є величина грошового виміру факту господарського життя із зазначенням одиниць виміру. Чіткої вказівки про те, що первинні документи необхідно складати тільки в рублях, в законодавстві не міститься. Однак при цьому варто враховувати, що об'єкти бухгалтерського обліку (активи, доходи, витрати та інше) потрібно відображати в рублях. Бухгалтерська звітність також оформляється в російських рублях. Таким чином, з огляду на ці 2 факти, первинні документи, які підтверджують факти господарського життя, потрібно складати в рублях.

Якщо ви працюєте з іноземними контрагентами і використання іноземної валюти зумовлена ​​необхідністю, можна поступити наступним чином: передбачити кілька граф для різних одиниць вимірювання або скласти додатковий документ, який буде роз'яснювати зміст документа, складеного в валюті.

Акт прийому-передачі товарів. завантажити зразок

Акт прийому-передачі товарів - документ, який несе в собі повний опис і характеристику кожного з товарів при здійсненні певної угоди. Наприклад, при поставці товару, при купівлі-продажу, при оренді або даруванні. Крім цього важливим пунктом в даному акті є грошовий еквівалент загальної вартості товару.

Акт прийому-передачі товарів є важливим доповненням до договору, на підставі якого відбувається та чи інша угода по товарообігу. В акті прописується номер і дата договору, а в договорі особливим пунктом вказується, що товар передається одному боці іншої, тільки на підставі акту.

Акт прийому-передачі товарів. зразок

Акт виконується в двох примірниках для кожної із сторін і підписується в момент приймання-передачі товара.Документ має довільну форму і несе юридичну основу в купе з договором. Зразки заповнення такого акту вказані внизу статті.

В акті прописуються реквізити кожної зі сторін. Якщо це юр. особи, то прописуються реквізити підприємств, якщо фіз. особи є сторонами договору, то фіксуються їх паспортні дані. Далі йде опис, кількість і характеристика товару. У момент передачі-приймання приймає особа повинна перевірити наявність, кількість і зовнішній стан товару, перевірити відсутність несправностей.

Покупець, підписуючи даний акт, в залежності від категорії угоди, приймає відповідальність за те що, отримує товар в заявленій кількості і належній якості без претензій. У разі наявності шлюбу, приймаюча сторона має право повернути товар до моменту підпису або зажадати його заміни, дана вимога необхідно вказати в самому договорі.

Також можна прописати відповідальність виконавця-продавця за транспортне перевезення товару до клієнта-одержувача. Якщо доставку здійснює інша компанія, то необхідно прописати в документі, хто несе відповідальність за збитки в разі пошкоджень. У будь-якому випадку кожен етап приймання передачі товару повинен бути перевірений обома сторонами. Правильно заповнений і підписаний акт - це найважливіший документ для вирішення спорів між сторонами.